Steuerliche Behandlung von Aufwendungen des Arbeitgebers für Reisen des Arbeitnehmers mit sowohl dienstlichem als auch privatem Anlass

Organisiert und finanziert der Arbeitgeber für seine Mitarbeiter eine Reise, die sowohl dienstlichen wie auch privaten Charakter hat, so sind die Kosten hierfür in einen dienstlichen und einen vom Arbeitnehmer zu versteuernden privaten Teil aufzusplitten.

Nach ständiger Rechtssprechung des Bundesfinanzhofs zu § 12 Nr. 1 Satz 2 EStG sind gemischt veranlasste Aufwendungen im Ganzen nicht abzugsfähig. Etwas anderes gilt, wenn objektive Merkmale eine zutreffende und leicht nachprüfbare Trennung unter der Voraussetzung zulassen, dass der berufliche Nutzungsanteil nicht von untergeordneter Bedeutung ist. Sofern ein Splitting von Ausgaben möglich ist, kann der Arbeitnehmer also den beruflich veranlassten Anteil der Kosten steuerlich geltend machen.

Umstritten war bisher die Frage, ob das grundsätzliche Aufteilungsverbot auch auf der Einnahmenseite gilt. Vorliegend hat der BFH entschieden, dass § 12 Nr. 1 Satz 2 EStG auf Einnahmen nicht anwendbar ist. Gemischt veranlasste Sachzuwendungen des Arbeitgebers an seine Arbeitnehmer sind also nach dem Anlass aufzuteilen, so dass nur die anteiligen Aufwendungen, die privat veranlasst sind, beim Arbeitnehmer steuerpflichtigen Lohn darstellen.

Im vorliegenden Fall hatte der Arbeitgeber für seine Außendienstmitarbeiter eine mehrtätige Reise organisiert, bei der jeweils vormittags geschäftliche Besprechungen und Vorträge und nachmittags Ausflüge und Erholungsveranstaltungen organisiert waren. Nach der früheren Rechtssprechung des BFH wären aus den Gesamtkosten für die Reise lediglich die rein dienstlichen Aufwendungen herausgerechnet worden (Saalmiete für die Vorträge, Vortragshonorar). Der Rest der Kosten wäre anteilig Lohn gewesen. Insoweit hätte sich für eine solche Veranstaltung eine hohe Steuerlast für die Arbeitnehmer ergeben.

Durch diese Entscheidung des BFH ergibt sich nun eine grundlegende Änderung. Zunächst sind aus den Gesamtkosten der gemischt veranlassten Reise die direkt zuordenbaren Aufwendungen einerseits in betrieblich veranlasst und andererseits in privat veranlasst entsprechend zu trennen. Nicht direkt zuordenbare Aufwendungen sind dann nach Zeitanteilen gegebenenfalls unter Schätzung (§ 162 AO) aufzuteilen.

Aus den Gesamtkosten wären also zum Beispiel die Saalmiete nebst Ausstattung, die Tagungsunterlagen, sowie die Referenten als nicht zu versteuernd herauszurechnen gewesen. Kosten für touristische Programme, Ausflüge sowie Spiel und Sport wären als steuerpflichtig anzusetzen gewesen. Anschließend wären die Kosten für Flug und Fahrt sowie Hotelunterbringung, Verpflegung, Kommunikation, sowie allgemeine Betreuung und Organisation je nach zeitlichem Anteil der privaten Aktivitäten anzusetzen gewesen. Im vorliegenden Fall hat der der BFH diese gemischt veranlassten Kosten jeweils zu 50% dem beruflichen und dem privaten Bereich zugeordnet und damit steuerlich angesetzt (BFH, Urteil vom 18. August 2006, VI R 32/03).

Praxistipp:

In der Vergangenheit waren bei gemischt veranlassten Dienstreisen vom Arbeitnehmer alle Kosten, bis auf direkt zuordenbaren Betriebskosten, als geltwerter Vorteil zu versteuern.
Nun hat sich für die Arbeitnehmer eine steuerliche Verbesserung dadurch ergeben, dass auch nicht zuordenbare Kosten nach dem Zeitanteil der beruflichen Aktivitäten aus der steuerpflichtigen Zuwendung herauszurechnen sind.
Über die zeitliche Gestaltung und Aufteilung des Gesamtprogramms einer gemischt dienstlich und privaten Reise kann der Arbeitgeber die Höhe des geldwerten Vorteils für seine Arbeitnehmer steuern.